Überblick
Das Tagging- und Klassifizierungssystem von BillVault bringt Ordnung in Ihre Dokumentenlandschaft. Durch intelligente automatische Kategorisierung und flexible manuelle Tags finden Sie jedes Dokument in Sekunden wieder. Strukturieren Sie Ihre Ablage nach Ihren individuellen Anforderungen.
Automatische Klassifizierung
BillVault erkennt automatisch den Dokumenttyp und ordnet passende Kategorien zu:
Erkannte Dokumenttypen
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Gutschriften
- Mahnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Verträge
- Korrespondenz
KI-basierte Erkennung
- Analyse von Dokumentstruktur und Layout
- Erkennung typischer Formulierungen
- Lernen aus bisherigen Klassifizierungen
- Kontinuierliche Verbesserung der Genauigkeit
Flexibles Tag-System
Erstellen und verwalten Sie Tags nach Ihren Bedürfnissen:
Tag-Eigenschaften
- Name: Aussagekräftige Bezeichnung
- Farbe: Visuelle Unterscheidung
- Beschreibung: Erläuterung der Verwendung
- Tastenkürzel: Schnelle Zuweisung per Keyboard
Tag-Gruppen
Organisieren Sie Tags in logischen Gruppen:
- Abteilungen (Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung)
- Projekte (Projekt A, Projekt B)
- Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt)
- Priorität (Dringend, Normal, Niedrig)
Hierarchische Tags
Erstellen Sie Tag-Hierarchien für komplexe Strukturen:
- Kostenstellen → Hauptkostenstelle → Unterkostenstelle
- Standorte → Region → Niederlassung
Automatisches Tagging
BillVault kann Tags automatisch zuweisen basierend auf:
Lieferantenerkennung
- Bekannte Lieferanten erhalten automatisch entsprechende Tags
- Neue Lieferanten werden zur Tag-Zuweisung vorgeschlagen
Betragsregeln
- Rechnungen über bestimmten Beträgen erhalten spezielle Tags
- Automatische Eskalation bei hohen Beträgen
Textanalyse
- Erkennung von Schlüsselwörtern im Dokumenttext
- Automatische Projektzuordnung bei Nennung von Projektnummern
- Kostenstellen-Erkennung aus Rechnungspositionen
Zeitbasierte Regeln
- Tags für Monats- oder Quartalsende
- Automatische Kennzeichnung von Jahresabschluss-Dokumenten
Batch-Tagging
Bearbeiten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig:
- Auswahl mehrerer Dokumente in der Listenansicht
- Gemeinsame Zuweisung oder Entfernung von Tags
- Filter und Suche vor dem Batch-Tagging
- Vorschau der betroffenen Dokumente
Tag-basierte Suche
Finden Sie Dokumente durch Tag-Kombinationen:
Filteroptionen
- UND-Verknüpfung: Dokumente mit allen gewählten Tags
- ODER-Verknüpfung: Dokumente mit mindestens einem Tag
- Ausschluss: Dokumente ohne bestimmte Tags
- Tag-Gruppen: Alle Dokumente einer Tag-Gruppe
Gespeicherte Filter
Speichern Sie häufig verwendete Tag-Kombinationen als Filter für schnellen Zugriff.
Tag-Statistiken
Behalten Sie den Überblick über Ihre Tag-Nutzung:
- Häufigkeit der Verwendung pro Tag
- Verteilung von Dokumenten auf Kategorien
- Trend-Analysen über Zeit
- Ungetaggte Dokumente identifizieren
Zugriffssteuerung
Steuern Sie, wer welche Tags sehen und verwenden darf:
- Öffentliche Tags: Für alle Benutzer sichtbar
- Abteilungs-Tags: Nur für bestimmte Teams
- Persönliche Tags: Nur für den Ersteller
- System-Tags: Automatisch, nicht manuell änderbar
Best Practices
Tipps für ein effektives Tag-System:
- Konsistenz: Einheitliche Namenskonventionen verwenden
- Einfachheit: Nicht zu viele Tags erstellen
- Dokumentation: Tag-Bedeutungen für alle Nutzer dokumentieren
- Review: Regelmäßige Überprüfung der Tag-Struktur
- Schulung: Mitarbeiter in der Tag-Nutzung schulen
Fazit
Mit dem Tagging- und Klassifizierungssystem von BillVault schaffen Sie eine strukturierte, durchsuchbare Dokumentenablage. Die Kombination aus automatischer KI-Klassifizierung und flexiblen manuellen Tags gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Dokumentenorganisation. Finden Sie jedes Dokument in Sekunden - nicht in Minuten.