Überblick
Das Dokumentenmanagement bildet das Herzstück von BillVault. Hier laufen alle Ihre Geschäftsdokumente zusammen - von Eingangsrechnungen über Verträge bis hin zu Korrespondenz. Mit BillVault schaffen Sie eine zentrale, durchsuchbare Dokumentenbibliothek, die Ihnen jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen ermöglicht.
Zentrale Dokumentenablage
Schluss mit verstreuten Dateien auf verschiedenen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder Papierstapeln. BillVault vereint alle Ihre Dokumente an einem Ort:
- Einheitlicher Zugriff: Alle Dokumente über eine intuitive Oberfläche erreichbar
- Flexible Strukturen: Erstellen Sie Ordnerhierarchien, die zu Ihrem Unternehmen passen
- Unbegrenzte Kapazität: Speichern Sie so viele Dokumente, wie Sie benötigen
Intelligente Suchfunktionen
Mit der leistungsstarken Suche von BillVault finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle:
Volltextsuche
Durchsuchen Sie den gesamten Inhalt Ihrer Dokumente. Ob Rechnungsnummer, Lieferantenname oder Betrag - BillVault findet die Nadel im Heuhaufen.
Metadatenfilter
Grenzen Sie Ihre Suche gezielt ein nach:
- Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Angebot, etc.)
- Datum oder Zeitraum
- Lieferant oder Geschäftspartner
- Betrag oder Betragsbereich
- Tags und Kategorien
Kombinierte Suche
Verknüpfen Sie Volltextsuche und Filter für präzise Ergebnisse. Finden Sie beispielsweise "alle Rechnungen von Lieferant X aus dem Jahr 2024 über 1.000 Euro".
Versionskontrolle
BillVault protokolliert automatisch alle Änderungen an Ihren Dokumenten:
- Änderungshistorie: Sehen Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat
- Versionsvergleich: Vergleichen Sie verschiedene Versionen eines Dokuments
- Wiederherstellung: Stellen Sie bei Bedarf frühere Versionen wieder her
- Audit-Trail: Lückenlose Dokumentation für Compliance-Anforderungen
Revisionssichere Archivierung
BillVault erfüllt alle Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung:
- Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente sind vor nachträglichen Änderungen geschützt
- Vollständigkeit: Alle Dokumente werden mit sämtlichen Metadaten gespeichert
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff und jede Aktion wird protokolliert
- Langzeitarchivierung: Sichere Aufbewahrung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Dokumentenvorschau
Betrachten Sie Dokumente direkt in BillVault, ohne sie herunterladen zu müssen:
- Unterstützung für PDF, Bilder, Office-Dokumente und mehr
- Schnelle Vorschau ohne Wartezeit
- Zoom und Navigation für große Dokumente
- Seitenweise Ansicht für mehrseitige Dokumente
Zusammenarbeit im Team
Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team an Dokumenten:
- Berechtigungssystem: Definieren Sie, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf
- Kommentare: Fügen Sie Anmerkungen zu Dokumenten hinzu
- Aufgaben: Weisen Sie Dokumente zur Bearbeitung zu
- Benachrichtigungen: Bleiben Sie über Änderungen informiert
Fazit
Mit dem Dokumentenmanagement von BillVault schaffen Sie Ordnung in Ihrem Dokumentenchaos. Die intelligente Suche, automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung sparen Zeit und sorgen für Rechtssicherheit. Starten Sie jetzt und erleben Sie, wie einfach Dokumentenmanagement sein kann.