Überblick
Das E-Mail-Management von BillVault revolutioniert Ihren Rechnungseingang. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach und lassen Sie BillVault automatisch alle eingehenden Rechnungen erkennen, extrahieren und verarbeiten. Kein manuelles Weiterleiten, kein Herunterladen von Anhängen - alles geschieht vollautomatisch.
Postfach-Integration
BillVault unterstützt die Integration aller gängigen E-Mail-Systeme:
Unterstützte Anbieter
- Microsoft 365 / Exchange Online
- Google Workspace / Gmail
- IMAP-fähige Postfächer
- POP3-Konten
Verbindungsarten
- OAuth 2.0: Sichere Authentifizierung ohne Passwortfreigabe
- App-Passwörter: Für Systeme ohne OAuth-Unterstützung
- Dedizierte Rechnungsadressen: Eigene E-Mail für den Rechnungseingang
Automatische Rechnungserkennung
BillVault analysiert eingehende E-Mails intelligent:
Anhangserkennung
- Identifikation von PDF-Rechnungen
- Erkennung von Bild-Anhängen (JPG, PNG, TIFF)
- Verarbeitung von ZUGFeRD/XRechnung
- Erkennung mehrerer Rechnungen in einer E-Mail
E-Mail-Text-Analyse
- Erkennung von Rechnungen im E-Mail-Body
- Extraktion von Links zu Online-Rechnungen
- Identifikation von Zahlungsinformationen
Absendererkennung
- Automatische Zuordnung zu bekannten Lieferanten
- Lernen neuer Absender
- Whitelisting vertrauenswürdiger Quellen
Konfigurierbare Regeln
Bestimmen Sie selbst, welche E-Mails verarbeitet werden:
Filterkriterien
- Absenderadressen oder -domänen
- Betreffzeilen (Schlagwörter, Muster)
- Anhangtypen
- E-Mail-Ordner
Aktionen
- Automatische Verarbeitung
- Zur Prüfung markieren
- Ignorieren / Ausschließen
- An bestimmte Kategorien zuweisen
Regelbeispiele
- "Alle E-Mails von @lieferant.de automatisch verarbeiten"
- "E-Mails mit 'Rechnung' im Betreff importieren"
- "PDF-Anhänge größer 10 KB aus dem Ordner 'Rechnungen' verarbeiten"
Echtzeit-Synchronisation
BillVault überwacht Ihre Postfächer kontinuierlich:
- Push-Benachrichtigungen: Sofortige Verarbeitung neuer E-Mails
- Polling-Intervalle: Konfigurierbare Abrufzeiten
- Batch-Import: Verarbeitung bestehender E-Mails bei Ersteinrichtung
E-Mail-Archivierung
Behalten Sie den Zusammenhang zwischen E-Mail und Rechnung:
- Verknüpfung: Jede Rechnung ist mit der Quell-E-Mail verknüpft
- Vollständige Speicherung: E-Mail-Text und alle Anhänge werden archiviert
- Nachvollziehbarkeit: Sehen Sie jederzeit, woher eine Rechnung stammt
Mehrere Postfächer
Verwalten Sie beliebig viele E-Mail-Konten:
- Zentrale Rechnungsadresse (z.B. rechnungen@firma.de)
- Persönliche Postfächer von Mitarbeitern
- Abteilungsspezifische E-Mail-Adressen
- Verschiedene Mandanten oder Gesellschaften
Sicherheit und Datenschutz
Ihre E-Mail-Daten sind bei uns sicher:
- Verschlüsselte Verbindung: TLS/SSL für alle Übertragungen
- Minimale Berechtigungen: BillVault fordert nur notwendige Zugriffsrechte an
- Datensparsamkeit: Nur rechnungsrelevante Inhalte werden verarbeitet
- DSGVO-konform: Alle Daten bleiben in deutschen Rechenzentren
Einrichtungsassistent
Die Integration ist in wenigen Schritten erledigt:
- Postfach auswählen: Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter
- Authentifizieren: Melden Sie sich sicher an
- Regeln definieren: Konfigurieren Sie die Verarbeitung
- Import starten: Beginnen Sie mit der automatischen Verarbeitung
Fazit
Mit dem E-Mail-Management von BillVault wird Ihr Postfach zur automatischen Rechnungsschleuse. Keine manuelle Weiterleitung, kein Herunterladen - Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet. Verbinden Sie noch heute Ihr Postfach und erleben Sie den Unterschied.