Überblick
Mit den Automatisierungen von BillVault setzen Sie wiederkehrende Aufgaben auf Autopilot. Erstellen Sie individuelle Workflows, die bei bestimmten Ereignissen ausgelöst werden und Aktionen automatisch ausführen. Von der automatischen Kategorisierung über Genehmigungsworkflows bis hin zu externen Integrationen - automatisieren Sie Ihre Prozesse ohne eine Zeile Code.
Geplante Features
Visueller Workflow-Builder
Erstellen Sie Automatisierungen per Drag-and-Drop:
- Intuitive Oberfläche: Workflows visuell zusammenstellen
- Vorgefertigte Bausteine: Häufige Aktionen als fertige Module
- Verzweigungen: Bedingte Logik für komplexe Abläufe
- Vorlagen: Schnellstart mit bewährten Workflow-Vorlagen
Trigger-Typen
Definieren Sie, wann Automatisierungen starten:
Dokumentbasierte Trigger
- Neue Rechnung eingetroffen
- Dokument klassifiziert
- Tag hinzugefügt/entfernt
- Dokument geändert
Zeitbasierte Trigger
- Tägliche/wöchentliche/monatliche Ausführung
- Zu bestimmtem Datum
- Vor Fälligkeitsdatum
- Nach Zeitablauf
Schwellenwert-Trigger
- Rechnungsbetrag über/unter Grenzwert
- Anzahl offener Rechnungen
- Gesamtvolumen erreicht
Verfügbare Aktionen
Automatisieren Sie vielfältige Aufgaben:
Dokumentaktionen
- Tags zuweisen oder entfernen
- Kategorie ändern
- In Ordner verschieben
- Dokument duplizieren
Benachrichtigungen
- E-Mail senden
- In-App-Benachrichtigung
- Slack/Teams-Nachricht
- SMS-Benachrichtigung
Genehmigungsworkflows
- Zur Freigabe weiterleiten
- Genehmigungsstufen durchlaufen
- Eskalation bei Zeitüberschreitung
- Automatische Genehmigung unter Schwellenwert
Externe Aktionen
- Webhook auslösen
- API-Aufruf ausführen
- Export in externes System
- Datei in Cloud-Speicher kopieren
Genehmigungsworkflows
Strukturierte Freigabeprozesse:
- Mehrstufige Genehmigung: Definieren Sie Genehmigungsketten
- Betragsabhängig: Unterschiedliche Workflows je nach Rechnungshöhe
- Vertretungsregeln: Automatische Weiterleitung bei Abwesenheit
- Fristen: Erinnerungen und Eskalation bei Verzögerung
Bedingungen und Logik
Steuern Sie den Ablauf mit Bedingungen:
- IF/THEN/ELSE-Verzweigungen
- UND/ODER-Verknüpfungen
- Vergleichsoperatoren (größer, kleiner, enthält, etc.)
- Reguläre Ausdrücke für Textmuster
Workflow-Monitoring
Behalten Sie den Überblick:
- Ausführungshistorie: Alle Durchläufe protokolliert
- Fehlerübersicht: Benachrichtigung bei Problemen
- Performance-Metriken: Durchlaufzeiten und Erfolgsraten
- Debug-Modus: Schritt-für-Schritt-Nachverfolgung
Beispiel-Workflows
Starten Sie mit bewährten Vorlagen:
Rechnungsprüfung
- Trigger: Neue Rechnung erkannt
- Bedingung: Betrag > 1.000 €
- Aktion: Zur Genehmigung an Abteilungsleiter
- Erinnerung nach 3 Tagen
Automatische Kategorisierung
- Trigger: Rechnung von bekanntem Lieferant
- Aktion: Kategorie basierend auf Lieferantentyp zuweisen
- Aktion: Kostenstelle aus Lieferantenstamm übernehmen
Monatsabschluss
- Trigger: Erster des Monats
- Aktion: Report des Vormonats generieren
- Aktion: Report per E-Mail an Buchhaltung senden
- Aktion: Dokumente des Vormonats archivieren
Vorteile
- Zeitersparnis: Eliminieren Sie repetitive manuelle Aufgaben
- Konsistenz: Standardisierte Abläufe ohne menschliche Fehler
- Skalierbarkeit: Bewältigen Sie höhere Volumina ohne Mehraufwand
- Compliance: Dokumentierte Prozesse für Prüfungen
Wann verfügbar?
Die Automatisierungsfunktionen befinden sich derzeit in der Entwicklung. Wir arbeiten an einem leistungsstarken, aber einfach zu bedienenden Workflow-Builder.
Registrieren Sie sich für Updates und erfahren Sie als Erste, wenn diese Funktion verfügbar ist.