Überblick
Die Kontaktverwaltung von BillVault ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Geschäftspartner. Verwalten Sie Lieferanten, Kunden und andere Kontakte an einem Ort und profitieren Sie von automatischen Verknüpfungen mit Dokumenten. Behalten Sie den Überblick über alle Transaktionen und Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern.
Kontakttypen
BillVault unterscheidet verschiedene Kontakttypen:
Lieferanten
- Unternehmen, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen beziehen
- Automatische Erkennung aus Eingangsrechnungen
- Vollständige Stammdatenverwaltung
Kunden
- Empfänger Ihrer Ausgangsrechnungen
- Umsatzübersichten und Zahlungshistorie
- Kundennummern und Referenzen
Sonstige Kontakte
- Dienstleister und Partner
- Behörden und Institutionen
- Interne Ansprechpartner
Stammdatenverwaltung
Speichern Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Kontakten:
Grunddaten
- Firmenname und Rechtsform
- Anschrift (Haupt- und Lieferadressen)
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail, Website)
- Branche und Kategorie
Geschäftsdaten
- Steuernummer und USt-IdNr
- Handelsregisternummer
- Bankverbindungen
- Zahlungsbedingungen
Ansprechpartner
- Kontaktpersonen mit Funktion
- Direkte Durchwahlen und E-Mail-Adressen
- Zuständigkeiten und Vertretungen
Individuelle Felder
- Eigene Felder für spezifische Anforderungen
- Notizen und Bemerkungen
- Interne Referenznummern
Automatische Kontakterkennung
BillVault erkennt Kontakte automatisch aus Dokumenten:
Rechnungserkennung
- Extraktion von Lieferantendaten aus Rechnungen
- Abgleich mit bestehenden Kontakten
- Vorschläge für neue Kontakte
E-Mail-Analyse
- Erkennung von Absenderinformationen
- Zuordnung zu bestehenden Kontakten
- Aktualisierung von E-Mail-Adressen
Dublettenprüfung
- Erkennung ähnlicher Kontakte
- Zusammenführungsvorschläge
- Vermeidung doppelter Einträge
Dokumentenverknüpfung
Jeder Kontakt zeigt alle zugehörigen Dokumente:
Dokumentenliste
- Alle Rechnungen des Lieferanten/Kunden
- Filter nach Zeitraum und Dokumenttyp
- Schnellzugriff auf einzelne Dokumente
Transaktionshistorie
- Chronologische Übersicht aller Vorgänge
- Summen und Durchschnittswerte
- Trendanalysen
Kommunikation
- Verknüpfte E-Mails
- Notizen zu Gesprächen
- Aufgaben und Erinnerungen
Lieferantenanalyse
Gewinnen Sie Einblicke in Ihre Geschäftsbeziehungen:
Umsatzübersicht
- Gesamtumsatz pro Lieferant
- Monatliche/jährliche Entwicklung
- Vergleich mit Vorperioden
Rechnungsstatistiken
- Anzahl der Rechnungen
- Durchschnittlicher Rechnungsbetrag
- Zahlungsziele und Skontonutzung
Top-Listen
- Größte Lieferanten nach Umsatz
- Häufigste Rechnungssteller
- Neue Geschäftspartner
Stammdatensynchronisation
Halten Sie Ihre Kontakte automatisch aktuell:
Import-Optionen
- CSV/Excel-Import
- Import aus Buchhaltungssoftware
- API-basierter Sync
Export-Optionen
- Export für Buchhaltung
- Adresslisten für Mailings
- Vollständiger Datenexport
Automatische Aktualisierung
- Regelmäßiger Abgleich mit externen Quellen
- Übernahme geänderter Stammdaten
- Benachrichtigung bei Änderungen
Berechtigungen
Steuern Sie den Zugriff auf Kontaktdaten:
- Lesezugriff: Kontakte ansehen
- Bearbeitungszugriff: Stammdaten ändern
- Administratorzugriff: Kontakte löschen/zusammenführen
- Eingeschränkte Sicht: Nur bestimmte Kontaktgruppen
Kontaktgruppen
Organisieren Sie Kontakte in Gruppen:
- Nach Lieferantentyp (Material, Dienstleistung, etc.)
- Nach Abteilung oder Kostenstelle
- Nach Region oder Land
- Nach Vertragsart
Fazit
Mit der Kontaktverwaltung von BillVault haben Sie alle Geschäftspartner im Griff. Die automatische Erkennung und Verknüpfung mit Dokumenten spart Zeit und sorgt für Übersichtlichkeit. Analysieren Sie Ihre Lieferantenbeziehungen und treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis vollständiger Daten.