Über TechSolutions GmbH
TechSolutions GmbH ist ein mittelständisches IT-Unternehmen mit Sitz in München, das seit 2010 maßgeschneiderte Softwarelösungen für den Mittelstand entwickelt. Mit einem Team von über 70 Mitarbeitern betreut das Unternehmen Kunden in ganz Deutschland.
Die Ausgangssituation
Vor der Einführung von BillVault war die Rechnungsverarbeitung bei TechSolutions ein zeitaufwändiger, manueller Prozess. Die Buchhaltungsabteilung bestand aus drei Mitarbeitern, die monatlich über 200 Eingangsrechnungen verarbeiten mussten.
Die größten Schmerzpunkte:
- Manuelle Dateneingabe: Jede Rechnung wurde händisch in das ERP-System übertragen
- Fehleranfällig: Tippfehler und Zahlendreher führten zu Diskrepanzen
- Zeitverlust: Durchschnittlich 5 Minuten pro Rechnung für Erfassung und Ablage
- Suchaufwand: Bei Rückfragen dauerte das Finden alter Belege oft 15-30 Minuten
Die Implementierung
Die Entscheidung für BillVault fiel nach einer Demo, bei der das System eine Stapel von 20 Rechnungen in wenigen Minuten verarbeitete. Die Implementierung erfolgte in vier Phasen über zwei Wochen.
Phase 1: Setup und Konfiguration
Das BillVault-Team analysierte zunächst die bestehenden Prozesse und konfigurierte das System entsprechend der Anforderungen. Besonderer Fokus lag auf der korrekten Zuordnung von Kostenstellen.
Phase 2: E-Mail-Integration
Die zentrale rechnungen@techsolutions.de Adresse wurde mit BillVault verbunden. Neue Rechnungen werden nun automatisch importiert und verarbeitet.
Phase 3: Schulung
In einer zweistündigen Schulung wurden alle Buchhaltungsmitarbeiter mit der neuen Oberfläche vertraut gemacht. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglichte einen schnellen Start.
Phase 4: Go-Live
Nach einer einwöchigen Parallelphase wurde BillVault zum primären System. Die alten Prozesse wurden schrittweise abgeschaltet.
Die Ergebnisse nach 6 Monaten
Die Zahlen sprechen für sich: TechSolutions konnte die Zeit für die Rechnungsverarbeitung um 75% reduzieren. Die Buchhaltungsabteilung kann sich nun auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.
Konkrete Verbesserungen:
- Verarbeitungszeit pro Rechnung: Von 5 Minuten auf 1,5 Minuten
- Monatliche Zeitersparnis: Über 12 Stunden
- Fehlerquote: Reduziert von 3% auf unter 0,5%
- Skonto-Nutzung: Steigerung um 40% durch bessere Fälligkeitsübersicht
Fazit
Die Einführung von BillVault war für TechSolutions ein voller Erfolg. Die Investition hat sich bereits nach wenigen Monaten amortisiert, und das Team ist begeistert von der neuen Effizienz in der Buchhaltung.