GoBD-konforme Archivierung

Warum GoBD-konforme Archivierung unverzichtbar ist

Die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten ist heute Standard. Doch nicht jede Speicherlösung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. In Deutschland müssen Unternehmen die GoBD einhalten, um bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen zu erleben. Verstöße können zu Zuschätzungen, Bußgeldern und erheblichem Mehraufwand führen.

Die Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung

• Zuschätzungen: Das Finanzamt kann bei mangelhafter Buchführung Umsätze und Gewinne schätzen
• Bußgelder: Bei vorsätzlichen Verstößen drohen empfindliche Strafen
• Verfahrensdokumentation: Fehlende Dokumentation führt zu formellen Mängeln
• Beweislast: Im Streitfall liegt die Beweislast beim Unternehmen

Was ist die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist ein Regelwerk des Bundesministeriums der Finanzen. Sie definiert die Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland.

Für wen gilt die GoBD?

Die GoBD betrifft alle Unternehmen, die steuerrelevante Unterlagen digital erstellen, empfangen oder aufbewahren:

• Einzelunternehmer und Freiberufler
• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
• Großunternehmen und Konzerne
• Vereine und Stiftungen mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören unter anderem:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Verträge und Geschäftskorrespondenz
• Buchungsbelege und Kontoauszüge
• Jahresabschlüsse und Bilanzen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Kassenbelege und Quittungen

Die wichtigsten Anforderungen der GoBD

Die GoBD stellt klare Anforderungen an die digitale Archivierung. Diese Grundsätze müssen Unternehmen zwingend einhalten.

Unveränderbarkeit

Dokumente müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich oder zumindest protokolliert sind. Jede Veränderung muss nachvollziehbar sein. Eine einfache Speicherung auf der Festplatte oder in Cloud-Diensten wie Dropbox genügt nicht.

Vollständigkeit

Alle steuerrelevanten Dokumente müssen lückenlos archiviert werden. Es dürfen keine Belege fehlen. Die Archivierung muss zeitnah erfolgen, bei täglichem Belegaufkommen bis zum Folgetag.

Ordnung und Nachvollziehbarkeit

Die archivierten Dokumente müssen systematisch geordnet und jederzeit auffindbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Dazu gehört auch eine klare Indexierung und Verschlagwortung.

Aufbewahrungsfristen

Für unterschiedliche Dokumentenarten gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen:

• 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Inventare
• 6 Jahre: Geschäftskorrespondenz, Verträge, Auftragsdaten

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Verfahrensdokumentation

Unternehmen müssen dokumentieren, wie ihre digitale Archivierung funktioniert. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die eingesetzten Systeme, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Sie ist bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Wie BillVault die GoBD-konforme Archivierung sicherstellt

BillVault wurde von Grund auf für die rechtssichere Dokumentenarchivierung entwickelt. Alle Anforderungen der GoBD werden automatisch erfüllt.

Revisionssichere Speicherung

Jedes Dokument wird bei der Archivierung mit einem kryptografischen Hash versehen. Nachträgliche Änderungen sind technisch ausgeschlossen. Alle Zugriffe und Aktionen werden in einem unveränderlichen Audit-Log protokolliert.

Automatische Indexierung

Eingehende Dokumente werden automatisch analysiert und verschlagwortet. Rechnungsnummern, Beträge, Daten und Geschäftspartner werden erkannt und als Suchkriterien hinterlegt. So finden Sie jedes Dokument in Sekunden.

Zeitnahe Erfassung

Durch die automatische E-Mail-Integration werden Rechnungen sofort nach Eingang verarbeitet und archiviert. Die GoBD-Anforderung der zeitnahen Erfassung ist damit automatisch erfüllt.

Integrierte Aufbewahrungsfristen

BillVault überwacht die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch. Dokumente können erst nach Ablauf der Frist gelöscht werden. So vermeiden Sie versehentliches Löschen aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.

Verfahrensdokumentation inklusive

BillVault stellt eine vorgefertigte Verfahrensdokumentation bereit, die Sie nur noch um Ihre unternehmensspezifischen Prozesse ergänzen müssen. Bei einer Betriebsprüfung sind Sie optimal vorbereitet.

Praktische Tipps für die GoBD-konforme Archivierung

1. Digitalisieren Sie konsequent

Erfassen Sie alle eingehenden Papierbelege sofort digital. Der Originalbeleg kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Scanverfahren dokumentiert ist und die Bildqualität ausreicht.

2. Vermeiden Sie Insellösungen

Nutzen Sie ein zentrales System für alle Dokumentenarten. Verstreute Ablage in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Cloud-Diensten erschwert die Compliance erheblich.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Alle Beteiligten müssen die Anforderungen kennen und die Systeme korrekt nutzen. Regelmäßige Schulungen verhindern Fehler und Compliance-Lücken.

4. Prüfen Sie regelmäßig

Führen Sie interne Audits durch, um die Einhaltung der GoBD zu überprüfen. So erkennen Sie Schwachstellen, bevor es zu Problemen bei einer Betriebsprüfung kommt.

5. Dokumentieren Sie alles

Halten Sie alle Prozesse, Änderungen und Verantwortlichkeiten schriftlich fest. Eine lückenlose Dokumentation ist im Prüfungsfall Gold wert.

Häufige Fehler bei der digitalen Archivierung

Fehler 1: Speicherung auf lokalen Festplatten

Dateien auf dem PC oder Server ohne Schutzmechanismen erfüllen nicht die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Datensicherung.

Fehler 2: Fehlende Verfahrensdokumentation

Viele Unternehmen versäumen es, ihre Archivierungsprozesse zu dokumentieren. Bei einer Prüfung führt das zu formellen Mängeln.

Fehler 3: Lückenhafte Archivierung

Wenn Rechnungen in E-Mail-Postfächern verbleiben oder Papierbelege in Ordnern verstauben, entstehen gefährliche Lücken.

Fehler 4: Keine Backup-Strategie

Ohne regelmäßige Datensicherung droht der Totalverlust. Die GoBD verlangt Schutz vor Datenverlust.

Fazit: GoBD-Compliance muss nicht kompliziert sein

Die GoBD-konforme Archivierung ist für jedes Unternehmen Pflicht. Mit der richtigen Software wird sie jedoch zur Routineaufgabe. BillVault nimmt Ihnen die technischen und organisatorischen Herausforderungen ab. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, während Ihre Dokumente automatisch rechtssicher archiviert werden.

Starten Sie jetzt mit der GoBD-konformen Archivierung und sichern Sie Ihr Unternehmen für die nächste Betriebsprüfung ab. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie BillVault Ihre Dokumentenarchivierung revolutioniert.