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Eingangsrechnungen automatisieren

•BillVault Team

Das Problem manueller Rechnungsverarbeitung

Jeden Monat erreichen Unternehmen dutzende, hunderte oder sogar tausende Eingangsrechnungen. Die manuelle Verarbeitung dieser Dokumente ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Mitarbeiter müssen Rechnungen öffnen, Daten abtippen, Belege sortieren und archivieren. Dieser Prozess kostet wertvolle Arbeitszeit und birgt das Risiko von Tippfehlern, verpassten Skontofristen und verlorenen Dokumenten.

Die typischen Herausforderungen

  • Zeitaufwand: Durchschnittlich 15-20 Minuten pro Rechnung für die manuelle Erfassung
  • Fehlerquote: Bis zu 4% Fehlerrate bei manueller Dateneingabe
  • Suchaufwand: Stunden verbracht mit dem Suchen nach archivierten Belegen
  • Compliance-Risiken: Unvollständige oder nicht GoBD-konforme Archivierung

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe.

Zeitersparnis

Automatisierte Systeme können Rechnungen in Sekunden erfassen und verarbeiten. Was früher 15 Minuten dauerte, geschieht nun automatisch im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Fehlerreduktion

Moderne OCR-Technologie und KI-gestützte Erkennung erreichen Erkennungsraten von über 95%. Manuelle Tippfehler gehören der Vergangenheit an.

Schnellere Freigabeprozesse

Digitale Workflows ermöglichen die sofortige Weiterleitung von Rechnungen an die zuständigen Genehmiger. Push-Benachrichtigungen und mobile Freigaben beschleunigen den Prozess erheblich.

Rechtssichere Archivierung

Alle Dokumente werden automatisch GoBD-konform archiviert. Vollständige Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Speicherung sind gewährleistet.

Wie BillVault hilft

BillVault wurde entwickelt, um die Eingangsrechnungsverarbeitung so einfach wie möglich zu gestalten.

Automatische E-Mail-Integration

Verbinden Sie Ihr Rechnungspostfach mit BillVault. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und verarbeitet. Sie müssen nichts mehr manuell hochladen.

Intelligente Dokumentenerkennung

Unsere KI erkennt automatisch Rechnungsnummern, Beträge, Fälligkeitsdaten und Lieferanteninformationen. Die Daten werden strukturiert aufbereitet und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.

Übersichtliches Dashboard

Behalten Sie den Überblick über alle eingehenden Rechnungen. Filtern Sie nach Status, Lieferant oder Fälligkeit. Verpassen Sie nie wieder eine Zahlungsfrist.

Export-Funktionen

Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten in verschiedene Formate für die Weiterverarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Schritt-für-Schritt: So starten Sie

1. Rechnungspostfach einrichten

Erstellen Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse für Rechnungen (z.B. rechnungen@ihrefirma.de) oder nutzen Sie Ihr bestehendes Postfach.

2. BillVault verbinden

Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto mit BillVault. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.

3. Automatisierung aktivieren

Konfigurieren Sie die automatische Verarbeitung. BillVault beginnt sofort mit der Erfassung eingehender Rechnungen.

4. Ergebnisse prüfen

Überprüfen Sie die automatisch erfassten Daten und nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor. Mit der Zeit lernt das System aus Ihren Eingaben.

Fazit

Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für effiziente Unternehmensprozesse. Mit BillVault können Sie sofort starten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren.

Bereit, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren? Starten Sie jetzt kostenlos und erleben Sie den Unterschied.