E-Rechnung, XRechnung & ZUGFeRD: Elektronische Rechnungsformate erklärt
Einführung in die elektronische Rechnung
Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet unaufhaltsam voran. Im Zentrum dieser Entwicklung steht die E-Rechnung, die klassische Papierrechnungen und einfache PDF-Dokumente ablöst. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Doch welche Formate gibt es, und was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD? Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist mehr als nur ein digitales Dokument. Im Gegensatz zu einer gescannten Rechnung oder einem einfachen PDF enthält eine echte E-Rechnung strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format. Diese Daten können automatisch von Software ausgelesen und verarbeitet werden.
Vorteile der E-Rechnung
- Automatisierte Verarbeitung: Keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich
- Fehlerreduktion: Keine Tippfehler durch automatische Datenübernahme
- Kostensenkung: Weniger Papier, Porto und Bearbeitungszeit
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Rechnungen werden sofort verarbeitet
- Rechtssicherheit: Compliance mit aktuellen gesetzlichen Anforderungen
- Nachhaltigkeit: Ressourcenschonend durch papierlose Prozesse
XRechnung: Der deutsche Standard
XRechnung ist der offizielle deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde speziell für den Austausch mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen entwickelt.
Merkmale der XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung. Das bedeutet: Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten und kann ohne spezielle Software nicht direkt gelesen werden. Für die menschenlesbare Ansicht muss die XML-Datei entsprechend visualisiert werden.
Einsatzbereiche
- Rechnungen an Bundesbehörden (seit November 2020 Pflicht)
- Rechnungen an Landesbehörden und Kommunen
- B2B-Rechnungen nach Wahl der Geschäftspartner
- Elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen
ZUGFeRD: Das hybride Format
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen anderen Ansatz. Dieses Format kombiniert ein menschenlesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle strukturierten Rechnungsdaten enthält.
Vorteile von ZUGFeRD
Der große Vorteil von ZUGFeRD liegt in seiner Hybridnatur: Empfänger können die Rechnung wie ein normales PDF öffnen und lesen, während gleichzeitig die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung zur Verfügung stehen. Dies macht ZUGFeRD besonders attraktiv für den B2B-Bereich.
ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detailgrad:
- Minimum: Grundlegende Rechnungsinformationen
- Basic: Erweiterte Basisdaten für einfache Anwendungsfälle
- EN16931 (Comfort): Vollständige Konformität mit der EU-Norm
- Extended: Zusätzliche Felder für komplexe Geschäftsprozesse
- XRechnung: Vollständige XRechnung-Konformität im ZUGFeRD-Container
Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Menschen- und maschinenlesbar |
| EU-Norm | Vollständig konform | Konform (je nach Profil) |
| Einsatz Behörden | Pflicht seit 2020 | Möglich mit XRechnung-Profil |
| B2B-Einsatz | Geeignet | Besonders geeignet |
| Visualisierung | Erfordert Viewer | Standardmäßig als PDF |
| Archivierung | XML-Archivierung | PDF/A-3 konform |
Gesetzliche Anforderungen und Fristen
Die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen haben sich in den letzten Jahren verschärft. Hier die wichtigsten Regelungen:
B2G (Business-to-Government)
Seit November 2020 sind elektronische Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland Pflicht. Die meisten Bundesländer haben ähnliche Regelungen eingeführt.
B2B (Business-to-Business)
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen eingeführt:
- Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz
- Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen
GoBD-Konformität
Unabhängig vom Format müssen alle elektronischen Rechnungen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen. Dies umfasst die unveränderbare Archivierung und vollständige Nachvollziehbarkeit.
So unterstützt BillVault elektronische Rechnungsformate
BillVault wurde von Anfang an für die Verarbeitung moderner E-Rechnungsformate entwickelt. Unsere Lösung bietet umfassende Unterstützung für alle gängigen Standards.
Automatische Formaterkennung
BillVault erkennt automatisch das Format eingehender Rechnungen - ob XRechnung, ZUGFeRD oder klassisches PDF. Die strukturierten Daten werden sofort extrahiert und für die weitere Verarbeitung aufbereitet.
Intelligente Datenextraktion
Bei E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format werden alle relevanten Rechnungsdaten automatisch und fehlerfrei übernommen. Bei herkömmlichen PDFs nutzt BillVault modernste KI-Technologie zur Texterkennung.
Zukunftssichere Archivierung
Alle Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Die Originaldokumente bleiben dabei unverändert erhalten, während die extrahierten Daten für Auswertungen und Exporte zur Verfügung stehen.
Nahtlose Integration
Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten in verschiedene Formate für die Weiterverarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware. BillVault passt sich Ihren bestehenden Prozessen an.
Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die elektronische Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr - sie ist gesetzliche Realität. Unternehmen, die jetzt auf XRechnung und ZUGFeRD umstellen, profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und voller Rechtssicherheit.
Mit BillVault sind Sie optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Unsere Lösung verarbeitet alle gängigen Formate automatisch und unterstützt Sie bei der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.
Bereit für die Zukunft der Rechnungsverarbeitung? Kontaktieren Sie uns jetzt und erfahren Sie, wie BillVault Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützt.