DATEV-Schnittstellen

Was ist DATEV und warum ist es wichtig?

DATEV ist der führende Softwareanbieter für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen in Deutschland. Mit über 2,5 Millionen Unternehmen, die DATEV-Software nutzen, hat sich das System als Standard in der deutschen Buchhaltungslandschaft etabliert. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen und der DATEV-Buchhaltung.

Die Bedeutung standardisierter Schnittstellen

Eine funktionierende DATEV-Integration ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Sie ermöglicht:

• Nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Automatisierte Datenübertragung ohne manuelle Eingaben
• Fehlerfreie Buchungssätze durch standardisierte Formate
• Zeitersparnis bei der monatlichen Buchhaltung

Arten von DATEV-Schnittstellen

DATEV bietet verschiedene Schnittstellenoptionen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Das Verständnis dieser Optionen ist entscheidend für die Wahl der richtigen Integration.

DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online ist die cloudbasierte Plattform für den Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater. Hier werden digitale Belege hochgeladen und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Die Plattform ermöglicht einen sicheren und strukturierten Datenaustausch.

DATEV-Format (ASCII-Export)

Das klassische DATEV-Format ist ein standardisiertes Exportformat für Buchungsdaten. Es enthält alle relevanten Informationen wie Buchungsdatum, Belegfeld, Kontonummern, Beträge und Buchungstext. Dieses Format wird von den meisten Buchhaltungsprogrammen unterstützt.

DATEV XML-Schnittstelle

Die moderne XML-Schnittstelle bietet erweiterte Möglichkeiten für den Datenaustausch. Sie unterstützt komplexere Datenstrukturen und ermöglicht die Übertragung zusätzlicher Metadaten wie Belegbilder und erweiterte Buchungsinformationen.

DATEV Connect online

DATEV Connect online ist die REST-API für die direkte Systemintegration. Sie ermöglicht die Echtzeitkommunikation zwischen Anwendungen und den DATEV-Rechenzentren. Diese Schnittstelle ist besonders für automatisierte Prozesse geeignet.

Datenformate im DATEV-Umfeld

Die korrekte Formatierung der Daten ist entscheidend für eine erfolgreiche Übertragung. Hier sind die wichtigsten Aspekte zu beachten.

Aufbau einer DATEV-Exportdatei

Eine typische DATEV-Exportdatei enthält mehrere Bereiche:

• Header-Informationen: Mandantennummer, Beraternummer, Wirtschaftsjahr
• Buchungssätze: Die eigentlichen Buchungsdaten
• Kontenbeschriftungen: Zuordnung von Kontonummern zu Bezeichnungen

Wichtige Datenfelder

Für eine vollständige Buchung werden verschiedene Pflichtfelder benötigt:

• Umsatz (Betrag)
• Soll/Haben-Kennzeichen
• Kontonummer
• Gegenkonto
• Belegdatum
• Belegfeld 1 (Rechnungsnummer)
• Buchungstext

Wie BillVault mit DATEV zusammenarbeitet

BillVault wurde von Anfang an mit Blick auf die DATEV-Integration entwickelt. Die nahtlose Anbindung an Ihre Buchhaltung steht im Mittelpunkt unserer Lösung.

Automatische Datenaufbereitung

Sobald eine Eingangsrechnung in BillVault verarbeitet wird, werden alle relevanten Buchungsinformationen automatisch erfasst. Die KI-gestützte Erkennung extrahiert:

• Rechnungsnummer und -datum
• Lieferanteninformationen
• Netto- und Bruttobeträge
• Steuersätze und Steuerbeträge
• Zahlungsbedingungen

DATEV-konformer Export

Mit wenigen Klicks exportieren Sie Ihre Buchungsdaten im DATEV-Format. BillVault erstellt automatisch:

• Korrekt formatierte Exportdateien
• Passende Buchungssätze mit Soll- und Habenkonten
• Belegverknüpfungen für die digitale Belegarchivierung

Belegübertragung

Neben den Buchungsdaten können auch die digitalen Belege übertragen werden. Die Originalrechnungen werden als PDF mit den zugehörigen Buchungen verknüpft, sodass Ihr Steuerberater alle Informationen auf einen Blick hat.

Einrichtung der DATEV-Schnittstelle in BillVault

Die Konfiguration der DATEV-Anbindung ist unkompliziert und in wenigen Schritten erledigt.

Schritt 1: Grundeinstellungen konfigurieren

Hinterlegen Sie Ihre DATEV-Stammdaten in BillVault:

• Beraternummer Ihres Steuerberaters
• Ihre Mandantennummer
• Wirtschaftsjahr und Buchungsperiode
• Standardkontenrahmen (SKR03 oder SKR04)

Schritt 2: Kontenplan einrichten

Ordnen Sie Ihre häufigsten Buchungskategorien den entsprechenden DATEV-Konten zu. BillVault merkt sich diese Zuordnungen und schlägt sie bei zukünftigen Rechnungen automatisch vor.

Schritt 3: Exporteinstellungen festlegen

Definieren Sie, wie Ihre Exporte erstellt werden sollen:

• Exportformat (ASCII oder XML)
• Belegübertragung aktivieren/deaktivieren
• Automatische Periodenzuordnung

Schritt 4: Testexport durchführen

Führen Sie einen Testexport mit einigen Beispielrechnungen durch. Prüfen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Steuerberater, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt sind.

Vorteile der BillVault-DATEV-Integration

Die Verbindung von BillVault mit DATEV bietet zahlreiche Vorteile für Ihren Arbeitsalltag.

Zeitersparnis

Was früher Stunden dauerte, erledigen Sie jetzt in Minuten. Die automatische Datenerfassung und der standardisierte Export reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.

Fehlerminimierung

Durch die automatisierte Verarbeitung werden Übertragungsfehler praktisch ausgeschlossen. Die Daten werden einmal erfasst und ohne erneute manuelle Eingabe weitergeleitet.

Bessere Zusammenarbeit

Ihr Steuerberater erhält alle Unterlagen in einem Format, das direkt in seine Systeme importiert werden kann. Rückfragen und Korrekturschleifen werden minimiert.

Transparenz

Jederzeit nachvollziehbar, welche Belege bereits exportiert wurden und welcher Bearbeitungsstand vorliegt. Vollständige Dokumentation aller Vorgänge.

Häufige Fragen zur DATEV-Integration

Welchen Kontenrahmen unterstützt BillVault?

BillVault unterstützt die gängigen deutschen Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie individuelle Kontenpläne nach Absprache.

Kann ich auch ohne Steuerberater exportieren?

Ja, auch wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen, können Sie die DATEV-Exportfunktion nutzen und die Daten in Ihr Buchhaltungsprogramm importieren.

Werden die Originalbelege mit übertragen?

Ja, BillVault kann die digitalen Belege zusammen mit den Buchungsdaten exportieren, sodass eine vollständige Belegarchivierung gewährleistet ist.

Fazit

Die DATEV-Schnittstelle ist ein unverzichtbares Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberater. Mit BillVault nutzen Sie diese Schnittstelle optimal und sparen wertvolle Zeit bei der Rechnungsverarbeitung. Die automatische Datenerfassung, kombiniert mit dem standardisierten DATEV-Export, macht Ihre Buchhaltungsprozesse schneller, sicherer und transparenter.

Möchten Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit der DATEV-Integration von BillVault optimieren? Kontaktieren Sie uns jetzt und erfahren Sie, wie einfach der Einstieg ist.